Waar een factuur precies aan moet voldoen is afhankelijk van de hoogte van de factuur. Er zijn twee mogelijkheden:
Eisen factuur lager dan 100 euro
Als de factuur minder dan 100 euro (inclusief) btw bedraagt, kunt u kiezen voor een zogenaamde vereenvoudigde factuur. Op deze factuur vermeldt u standaard gegevens zoals:
- Factuurdatum
- NAW gegevens leverancier
- Aard van de dienst/ geleverde goederen
- Het te betalen btw bedrag
Eisen factuur hoger dan 100 euro
Op een factuur die meer dan 100 euro bedraagt vermeldt u de volgende gegevens:
- Factuurdatum
- Uniek factuurnummer (zorg voor een doorlopende en opeenvolgende nummering)
- Uw BTW nummer
- Uw KvK nummer
- NAW gegevens van uw bedrijf
- NAW gegevens van uw klant
- Omschrijving, hoeveelheid en de aard van de geleverde dienst/ producten
- De datum van de levering of voltooiing van de dienst/ product of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan (mits deze anders is dan de factuurdatum)
- Het bedrag exclusief en inclusief btw
- Het bedrag dat aan btw betaald moet worden
Deze eisen gelden zowel voor papieren als online facturen. Daarnaast moet u een kopie bewaren voor uw eigen administratie.
Speciale eisen facturatie
Inmiddels weet u de standaard eisen waaraan een factuur moet voldoen. Het kan echter ook zijn dat er extra gegevens op de factuur vermeld moeten worden. Dit komt voor als:
- Als u als afnemer zelf de factuur uitschrijft (ook wel bekend als self-billing) in plaats van de leverancier of dienstverrichter. In dit geval vermeldt u ‘factuur uitgereikt door afnemer’.
- Als een verleggingsregeling aan de orde is vermeldt u ‘btw verlegd’.
- In het geval van bijzondere btw-regelingen vermeldt u ‘bijzondere regeling reisbureaus’.
- Als op uw dienst in een van deze bijzondere regelingen van toepassing is vermeldt u ‘bijzondere regeling – gebruikte goederen’, ‘bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’ of ‘bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’.
Facturen naar buitenlandse afnemers
Verstuurt u een factuur naar een afnemer in een andere EU-lidstaat? Dan moet u op de factuur ook het btw nummer van de klant vermelden. Ook kan het zijn dat een regeling geldt waarbij de btw door de klant betaalt wordt, vermeldt dit dan ook op de factuur.
Zorg dus dat uw facturen aan de juiste eisen voldoen, niet enkel vanuit professioneel perspectief maar ook om boetes te voorkomen. Per 1 januari 2013 bedraagt de boete voor een foutieve factuur namelijk maximaal 4.920 euro. Zonde van het geld!
< Naar blog overzicht
